Politique de confidentialité et relative aux témoins

Dernière mise à jour : 24 août 2026

S’applique à : l’application mobile Kouloo, https://www.kouloo.com et https://portail.kouloo.com

1. À propos de la présente Politique

Nuxovia Solutions Inc., faisant affaire sous le nom de Kouloo (« Kouloo », « nous », « notre » ou « nos »), respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité et relative aux témoins explique comment Kouloo recueille, utilise, communique, conserve, protège et traite autrement les renseignements personnels lorsque vous utilisez l’application mobile Kouloo ou nos sites Web.

Cette Politique vise à expliquer nos pratiques en matière de protection de la vie privée dans un langage clair et simple et à fournir les renseignements requis par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

Pour consulter nos Conditions d’utilisation, veuillez visiter la page des Conditions d’utilisation de Kouloo.

2. Définitions

Aux fins de la présente Politique :

• « Renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant une personne physique qui permet de l’identifier.
• « Traitement » désigne toute opération effectuée sur des renseignements personnels, notamment leur collecte, utilisation, communication, conservation ou suppression.
• « Enfant » désigne une personne âgée de moins de 14 ans.
• « Consentement » désigne un consentement valide, volontaire, éclairé et spécifique donné pour les fins identifiées au moment où le consentement est demandé.

3. Qui sommes-nous?

Organisation : Nuxovia Solutions Inc.
Nom utilisé : Kouloo
Responsable de la protection des renseignements personnels : Andre Claude Chagnon, président
Courriel : legal@nuxovia.com
Téléphone : 1-888-918-0144
Adresse postale : 3, rue de Sannois, Terrebonne (Québec) J6W 0B2, Canada

Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise les pratiques de Kouloo en matière de protection des renseignements personnels et répond aux questions, demandes et plaintes relatives à la vie privée.

4. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon la manière dont vous utilisez Kouloo, nous pouvons recueillir les catégories suivantes de renseignements personnels.

Renseignements liés au compte et à l’authentification

• Prénom et nom
• Adresse courriel
• Nom d’utilisateur
• Mot de passe ou renseignements d’authentification
• Numéro de téléphone ou de téléphone mobile

Renseignements du profil

• Renseignements du profil que vous choisissez de fournir
• Photo de profil, si vous choisissez d’en téléverser une
• Relations ou liens entre les utilisateurs et les enfants

Renseignements concernant les enfants

Lorsqu’ils sont fournis par un parent ou un tuteur autorisé, Kouloo peut recueillir :

• Le prénom et le nom de l’enfant
• Le service de garde fréquenté par l’enfant
• Le groupe ou la classe
• La photo de l’enfant, si elle est fournie
• Les renseignements nécessaires à la coordination de la récupération de l’enfant

Les renseignements concernant les enfants sont recueillis et utilisés uniquement pour les fins liées à la prestation du service Kouloo et à ses fonctions opérationnelles connexes.

Kouloo n’autorise pas sciemment les enfants de moins de 14 ans à créer leur propre compte.

Renseignements de localisation

Les renseignements de localisation sont facultatifs et sont recueillis uniquement lorsque vous activez une fonctionnalité utilisant la localisation et accordez l’autorisation requise sur votre appareil.

Selon la fonctionnalité utilisée, les renseignements de localisation peuvent servir à :

• estimer votre heure d’arrivée;
• tenir compte des conditions de circulation;
• faciliter la coordination de la récupération;
• déterminer lorsque vous approchez d’une zone désignée de récupération ou de préparation; et
• déclencher des notifications opérationnelles au service de garde concerné.

Kouloo demande l’accès aux renseignements de localisation uniquement lorsqu’il est nécessaire à une fonctionnalité activée. Vous pouvez gérer ou retirer les autorisations de localisation dans les paramètres de votre appareil. Toutefois, cette désactivation peut empêcher certaines fonctionnalités utilisant la localisation de fonctionner.

Si une fonctionnalité utilise la localisation en arrière-plan, nous vous l’expliquerons avant de demander l’autorisation applicable.

Renseignements techniques et liés à l’appareil

Nous pouvons recueillir automatiquement certains renseignements techniques, notamment :

• adresse IP;
• type et modèle de l’appareil;
• système d’exploitation et sa version;
• langue et paramètres régionaux;
• version de l’application;
• dates et heures;
• rapports de plantage;
• renseignements de diagnostic; et
• journaux techniques nécessaires à la sécurité, au dépannage et au fonctionnement du service.

Témoins, SDK et technologies similaires

Nous utilisons des témoins, des trousses de développement logiciel (« SDK ») et des technologies similaires sur notre site Web et notre application mobile, comme décrit à la section 11 de la présente Politique.

Nous limitons la collecte de renseignements personnels aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins décrites dans la présente Politique.

5. Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels pour les fins suivantes :

• créer et gérer les comptes utilisateurs;
• authentifier les utilisateurs;
• vérifier les relations entre les utilisateurs et les services de garde;
• valider l’inscription d’un enfant, lorsque applicable;
• fournir les services de coordination de la récupération et les fonctionnalités connexes de Kouloo;
• calculer les heures d’arrivée estimées;
• fournir les fonctionnalités utilisant la localisation lorsqu’elles sont activées;
• envoyer des notifications opérationnelles;
• fournir du soutien à la clientèle;
• maintenir et améliorer la sécurité de nos services;
• prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés;
• diagnostiquer les erreurs et améliorer la performance de l’application;
• analyser l’utilisation et améliorer l’expérience Kouloo, lorsque permis;
• respecter nos obligations légales et réglementaires; et
• répondre aux demandes, plaintes et requêtes légales relatives à la protection des renseignements personnels.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la loi le permet ou si nous obtenons le consentement requis.

Lorsque le consentement est requis, nous le demandons pour la fin précise concernée.

6. Consentement et vos choix

Lorsque la loi l’exige, Kouloo obtient votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins nécessitant un consentement.

Les demandes de consentement sont présentées séparément et dans un langage clair lorsque la loi l’exige.

Vous pouvez retirer votre consentement à un traitement facultatif à tout moment, sous réserve des limites légales ou contractuelles applicables et des conséquences qui vous ont été expliquées au moment où le consentement a été donné.

Par exemple, vous pouvez :

• désactiver les autorisations de localisation dans les paramètres de votre appareil;
• gérer les témoins facultatifs à l’aide de nos paramètres de témoins;
• gérer certaines autorisations de l’application dans les paramètres de votre appareil; ou
• communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour retirer un consentement, lorsque applicable.

Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif sur les traitements effectués avant son retrait.

7. Renseignements concernant les enfants

Kouloo est conçu pour être utilisé par des adultes, notamment les parents et les tuteurs autorisés.

Les enfants de moins de 14 ans ne sont pas autorisés à créer leur propre compte Kouloo.

Les renseignements concernant un enfant peuvent être fournis par un parent, un tuteur ou une autre personne autorisée afin d’utiliser les services de coordination de la récupération de Kouloo.

Nous appliquons des mesures de protection adaptées à la sensibilité des renseignements concernant les enfants, notamment des contrôles d’accès, des mesures de sécurité et des restrictions relatives à leur communication.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants de moins de 14 ans, sauf lorsque la loi applicable le permet.

8. Comment nous communiquons les renseignements personnels

Kouloo ne vend pas de renseignements personnels.

Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services qui fournissent des services pour notre compte, notamment :

• hébergement et infrastructure infonuagique;
• authentification;
• services de cartographie et de localisation;
• surveillance de la performance de l’application;
• analytique;
• notifications poussées;
• soutien à la clientèle;
• cybersécurité et prévention de la fraude; et
• autres services techniques nécessaires au fonctionnement de Kouloo.

Les fournisseurs de services peuvent accéder aux renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de leurs services à Kouloo et sont soumis à des obligations contractuelles concernant la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi applicable l’exige ou le permet, notamment afin de respecter une obligation légale, une ordonnance judiciaire ou une demande légale d’une autorité compétente.

Nous ne communiquons pas de renseignements personnels à des tiers à leurs propres fins de publicité ou de marketing.

9. Fournisseurs de services tiers

Kouloo peut utiliser des fournisseurs de technologies tiers afin d’assurer certaines fonctionnalités de l’application et du site Web.

Lorsque cela est applicable, nous identifierons les principaux fournisseurs tiers, les services qu’ils fournissent et les catégories de renseignements personnels qu’ils peuvent traiter.

Certains fournisseurs tiers peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque la loi applicable l’exige, Kouloo effectue l’évaluation requise avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec et met en place des mesures contractuelles et de sécurité appropriées.

10. Transferts internationaux

Kouloo prévoit actuellement conserver et traiter les renseignements personnels au Canada.

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec, Kouloo effectue, lorsque la loi l’exige, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée applicables, notamment le cadre juridique de la juridiction destinataire et les mesures de protection disponibles.

Lorsque requis, Kouloo conclura les ententes contractuelles appropriées et prendra les mesures raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate.

Nous fournirons les avis requis par la loi applicable.

11. Témoins, SDK et technologies similaires

Kouloo utilise des témoins, des SDK et des technologies similaires sur son site Web et dans son application mobile.

Ces technologies peuvent être utilisées pour :

• exploiter et sécuriser nos services;
• maintenir les sessions des utilisateurs;
• mémoriser les préférences essentielles;
• mesurer la performance du site Web et de l’application;
• détecter les erreurs;
• comprendre comment nos services sont utilisés; et
• améliorer l’expérience Kouloo.

Technologies essentielles

Certains témoins et certaines technologies similaires sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et aux fonctionnalités de nos services.

Ces technologies peuvent notamment servir à :

• maintenir votre session;
• vous garder connecté;
• prévenir la fraude et les accès non autorisés;
• mémoriser les préférences essentielles; et
• fournir les fonctionnalités que vous avez demandées.

Puisque ces technologies sont nécessaires au fonctionnement du service, elles peuvent ne pas pouvoir être désactivées.

Technologies analytiques facultatives

Lorsque la loi applicable l’exige, Kouloo demande votre consentement avant d’utiliser des technologies facultatives à des fins d’analyse ou à d’autres fins non essentielles.

Ces technologies peuvent nous aider à comprendre :

• comment les visiteurs utilisent notre site Web;
• quelles fonctionnalités sont utilisées;
• comment l’application fonctionne;
• où des erreurs surviennent; et
• comment nous pouvons améliorer Kouloo.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de technologies facultatives à l’aide de nos paramètres de témoins ou des paramètres de confidentialité applicables.

SDK de l’application mobile

L’application Kouloo peut utiliser des SDK et des technologies similaires pour assurer ses fonctionnalités, sa sécurité, ses diagnostics, la surveillance de sa performance, la détection des erreurs et l’analyse de son utilisation.

Les services de localisation sont distincts des technologies analytiques. Les renseignements de localisation sont recueillis uniquement lorsque la fonctionnalité de localisation concernée est activée et que l’autorisation requise a été accordée sur l’appareil.

Publicité

Kouloo ne vend pas de renseignements personnels et n’utilise pas de témoins ou de technologies similaires pour vendre des renseignements personnels à des annonceurs ou pour effectuer de la publicité comportementale par des tiers.

Si cette pratique change, nous mettrons à jour la présente Politique et obtiendrons tout consentement requis par la loi applicable.

12. Protection de la vie privée par défaut

Kouloo est conçu pour appliquer, lorsque requis par la loi applicable, des paramètres favorisant la protection de la vie privée par défaut.

Les fonctionnalités facultatives qui nécessitent des renseignements de localisation, notamment, ne sont pas activées à moins que la fonctionnalité concernée soit activée et que l’autorisation requise ait été accordée.

13. Conservation et suppression

Kouloo conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins décrites dans la présente Politique, fournir le service, respecter ses obligations légales, résoudre les différends, maintenir la sécurité et faire respecter ses ententes.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire conformément à nos pratiques de conservation et de destruction.

Après la fermeture d’un compte, certains renseignements peuvent demeurer temporairement dans des sauvegardes, journaux de sécurité, dossiers d’audit ou autres systèmes lorsque leur suppression immédiate n’est pas techniquement possible. Ces renseignements seront supprimés ou anonymisés conformément à nos périodes de conservation applicables.

Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir des renseignements supplémentaires sur nos critères de conservation.

14. Sécurité

Kouloo applique des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements personnels et aux risques associés.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• le chiffrement des données en transit et au repos lorsque approprié;
• des contrôles d’accès;
• des permissions fondées sur les rôles;
• la gestion des comptes privilégiés;
• une authentification sécurisée;
• des mesures de sécurité des réseaux et de l’infrastructure;
• la surveillance et la journalisation;
• la gestion sécurisée des clés; et
• la suppression ou la destruction sécurisée des renseignements.

Aucune mesure de sécurité ne peut garantir une sécurité absolue. Kouloo évalue et améliore continuellement ses mesures de sécurité en fonction des risques identifiés.

15. Incidents de confidentialité

Kouloo maintient des procédures visant à identifier, évaluer, contenir, documenter et gérer les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences de la loi applicable.

Lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Kouloo avisera la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément à la loi et prendra les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice.

16. Décision automatisée et profilage

Kouloo n’utilise actuellement aucun processus de décision automatisée ou de profilage qui produit des décisions ayant des effets importants sur les personnes.

Si nous introduisons une telle fonctionnalité, nous fournirons les avis et les droits requis par la loi applicable, notamment les renseignements sur le processus décisionnel et, lorsque applicable, un mécanisme permettant de demander une intervention humaine ou de contester la décision.

17. Vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de :

• demander l’accès à vos renseignements personnels;
• demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• retirer votre consentement à un traitement facultatif;
• demander la portabilité de certains renseignements personnels dans un format structuré;
• demander la cessation de la diffusion ou le déréférencement dans les circonstances applicables; et
• déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels.

Vous pouvez exercer vos droits en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous répondrons aux demandes dans les délais prévus par la loi applicable.

18. Plaintes relatives à la protection de la vie privée

Si vous avez une question, une préoccupation ou une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, nous vous encourageons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions examiner la situation et tenter de la résoudre.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, lorsque la loi le permet.

19. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité et relative aux témoins de temps à autre afin de tenir compte de changements apportés à nos services, à nos technologies, aux exigences légales ou à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Lorsque les modifications sont importantes, nous vous en informerons au moyen de l’application Kouloo, du site Web ou d’un autre moyen approprié avant leur entrée en vigueur ou au moment de leur entrée en vigueur, conformément à la loi applicable.

La date « Dernière mise à jour » au début de la présente Politique sera modifiée chaque fois que la Politique sera révisée.

20. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels
Andre Claude Chagnon, président
Nuxovia Solutions Inc.
3, rue de Sannois
Terrebonne (Québec) J6W 0B2
Canada

Courriel : legal@nuxovia.com
Téléphone : 1-888-918-0144

Pour toute question, demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

21. Langues

La présente Politique de confidentialité et relative aux témoins est disponible en français et en anglais.

Pour les résidents du Québec, la version française prévaut en cas de divergence entre les versions française et anglaise.