Politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Dernière mise à jour : 24 août 2026
S’applique à : Nuxovia Solutions Inc., faisant affaire sous le nom « Kouloo » (« Kouloo », « nous », « notre », « nos »), y compris l’application mobile Kouloo, le site Web https://www.kouloo.com et le portail https://portail.kouloo.com.
1. Objet
La présente Politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels décrit les politiques, pratiques, règles et responsabilités mises en place par Kouloo afin d’assurer une gestion responsable et une protection adéquate des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.
Kouloo s’engage à protéger les renseignements personnels des utilisateurs, parents, tuteurs et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués dans le cadre de ses services.
La présente Politique vise notamment à encadrer les pratiques de Kouloo conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25.
Pour obtenir de l’information sur les renseignements personnels que Kouloo recueille, les fins auxquelles ils sont utilisés, les renseignements qui peuvent être communiqués et les droits des personnes concernées, veuillez consulter notre [Politique de confidentialité et de témoins (cookies)].
2. Portée
La présente Politique s’applique aux employés, dirigeants, contractuels, mandataires et autres personnes agissant pour le compte de Kouloo qui recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou peuvent avoir accès à des renseignements personnels.
Elle s’applique notamment aux renseignements personnels traités dans le cadre :
- de l’application mobile Kouloo;
- du site Web de Kouloo;
- du portail Kouloo;
- du soutien aux utilisateurs et aux clients;
- des communications et notifications;
- des services de fournisseurs et de partenaires utilisés pour fournir les services de Kouloo; et
- de toute autre activité de Kouloo impliquant des renseignements personnels.
3. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne ayant la plus haute autorité au sein de Kouloo est responsable de la protection des renseignements personnels. Cette responsabilité peut être exercée directement ou être déléguée conformément à la loi.
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Andre Claude Chagnon, président
Courriel : legal@nuxovia.com
Téléphone : 1-888-918-0144
Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise les pratiques de Kouloo en matière de protection des renseignements personnels et peut notamment :
- approuver les politiques et pratiques de gouvernance de Kouloo;
- conseiller Kouloo relativement à ses obligations en matière de protection des renseignements personnels;
- participer à l’évaluation des risques liés aux incidents de confidentialité;
- recevoir et traiter les demandes et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
- participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), lorsque requis; et
- agir comme principal point de contact de Kouloo relativement aux questions de protection des renseignements personnels.
Le titre et les coordonnées du responsable sont publiés sur le site Web de Kouloo conformément aux exigences applicables.
4. Principes de gouvernance
Kouloo applique les principes suivants dans la gestion des renseignements personnels :
- Nécessité : Nous limitons la collecte aux renseignements personnels nécessaires aux fins identifiées.
- Transparence : Nous expliquons de façon claire comment et pourquoi les renseignements personnels sont recueillis et utilisés.
- Consentement : Lorsque requis, nous obtenons un consentement valide avant de recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels.
- Limitation des fins : Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins identifiées et autorisées.
- Exactitude : Nous prenons des mesures raisonnables pour maintenir les renseignements personnels exacts et à jour.
- Sécurité : Nous appliquons des mesures de protection adaptées aux risques et à la sensibilité des renseignements.
- Accès limité : L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
- Conservation limitée : Les renseignements personnels ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire ou que ce qui est exigé par la loi.
- Responsabilisation : Les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels sont définis et communiqués aux personnes concernées.
5. Protection de la vie privée dès la conception
Kouloo tient compte de la protection de la vie privée dès la conception et tout au long du développement, de la modification et de la mise en œuvre de ses produits, services et technologies.
Lorsque cela est approprié, Kouloo prend notamment en considération :
- la quantité de renseignements personnels recueillis;
- la sensibilité des renseignements;
- les fins de leur utilisation;
- les personnes qui peuvent y avoir accès;
- les risques d’atteinte à la vie privée;
- les mesures de sécurité appropriées;
- les paramètres de confidentialité;
- la protection des renseignements personnels concernant les enfants; et
- les pratiques de conservation, de suppression et de destruction.
Lorsque la loi l’exige, Kouloo réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant la mise en œuvre du projet concerné.
6. Rôles et responsabilités du personnel
Les personnes qui, dans le cadre de leurs fonctions, ont accès à des renseignements personnels doivent :
- utiliser ces renseignements uniquement à des fins autorisées;
- limiter leur accès aux renseignements nécessaires à leurs fonctions;
- préserver leur confidentialité;
- respecter les politiques et procédures de Kouloo;
- appliquer les mesures de sécurité qui leur sont communiquées; et
- signaler rapidement tout incident ou toute situation pouvant compromettre la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels ne doivent pas être consultés, copiés, utilisés ou communiqués à des fins non autorisées.
7. Renseignements personnels concernant les enfants
Kouloo est principalement conçu pour être utilisé par des adultes, notamment des parents et des tuteurs.
Kouloo ne permet pas sciemment aux enfants de moins de 14 ans de créer leur propre compte.
Lorsque Kouloo recueille des renseignements personnels concernant un enfant de moins de 14 ans, il s’appuie sur le consentement du parent ou de la personne ayant l’autorité parentale, sauf lorsque la loi applicable prévoit une exception.
Kouloo applique des mesures de protection appropriées aux renseignements personnels concernant les enfants, notamment un accès limité et des mesures de sécurité adaptées.
8. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Kouloo évalue les risques liés à la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses projets et activités.
Lorsque la loi l’exige, Kouloo réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), notamment :
- avant l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels; et
- avant de communiquer des renseignements personnels à une personne ou à un organisme situé à l’extérieur du Québec, ou de confier à une personne ou à un organisme situé à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour le compte de Kouloo.
L’EFVP tient compte notamment de la sensibilité, de la finalité, de la quantité, de la répartition et du support des renseignements personnels concernés.
9. Fournisseurs, mandataires et fournisseurs de services
Kouloo peut faire appel à des fournisseurs, mandataires ou fournisseurs de services pour fournir notamment des services d’hébergement, d’infrastructure, d’authentification, de cartographie, de notifications, d’analyse, de sécurité, de soutien à la clientèle ou d’autres services nécessaires à ses activités.
Lorsque des renseignements personnels sont confiés à un tiers, Kouloo prend des mesures raisonnables afin de protéger leur confidentialité et leur sécurité.
Lorsque requis, les contrats ou ententes applicables prévoient notamment des obligations relatives :
- à la confidentialité;
- à l’utilisation limitée des renseignements;
- aux mesures de sécurité;
- à la gestion des incidents;
- à la conservation et à la destruction des renseignements; et
- aux obligations applicables au fournisseur ou au mandataire.
Kouloo demeure responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, même lorsque leur conservation ou leur traitement est confié à un tiers.
10. Communication et traitement à l’extérieur du Québec
Kouloo évalue les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués ou traités à l’extérieur du Québec.
Lorsque la loi l’exige, Kouloo réalise une EFVP avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à un tiers situé à l’extérieur du Québec le traitement de renseignements personnels pour son compte.
Kouloo met en place les mesures de protection appropriées en fonction des risques identifiés et des exigences légales applicables.
11. Mesures de sécurité
Kouloo met en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables et adaptées aux renseignements personnels qu’elle détient ainsi qu’aux risques associés à leur traitement.
Selon les circonstances, ces mesures peuvent notamment comprendre :
- le chiffrement des communications et des renseignements stockés;
- des contrôles d’accès;
- des mécanismes d’authentification;
- des permissions fondées sur les rôles;
- une infrastructure sécurisée;
- la surveillance et la journalisation des accès;
- des procédures de sauvegarde et de récupération;
- des obligations de confidentialité;
- des mises à jour de sécurité; et
- des mesures de suppression ou de destruction sécurisée.
Les mesures de sécurité sont réévaluées périodiquement afin de maintenir un niveau de protection approprié aux risques.
12. Incidents de confidentialité
Kouloo maintient un processus de gestion des incidents de confidentialité afin d’identifier, de contenir, d’évaluer et de documenter les incidents impliquant des renseignements personnels.
Lorsqu’un incident de confidentialité est porté à son attention, Kouloo prend des mesures raisonnables afin de :
- limiter ou contenir l’incident;
- évaluer les risques de préjudice;
- déterminer les renseignements et les personnes concernés;
- réduire les risques de préjudice;
- prendre des mesures afin d’éviter qu’un incident similaire se reproduise;
- documenter l’incident dans le registre prévu à cette fin; et
- effectuer les avis requis par la loi.
Kouloo évalue notamment la sensibilité des renseignements concernés, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Lorsque l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, Kouloo avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément aux exigences légales applicables.
Kouloo tient un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.
13. Conservation, destruction et anonymisation
Kouloo établit des règles concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pendant la période exigée par la loi.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Kouloo prend des mesures raisonnables pour les détruire de manière sécurisée ou, lorsque cela est approprié et permis par la loi, les anonymiser.
Les périodes de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements, leur utilisation, les obligations légales et les besoins opérationnels.
14. Demandes et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Kouloo maintient un processus permettant aux personnes concernées de soumettre une demande ou une plainte relative à la protection de leurs renseignements personnels.
Une personne peut notamment communiquer avec Kouloo afin de :
- demander l’accès à ses renseignements personnels;
- demander la rectification de renseignements inexacts;
- retirer son consentement lorsque cela est applicable;
- exercer les droits qui lui sont accordés par la loi;
- poser une question concernant les pratiques de Kouloo; ou
- déposer une plainte relative à la protection de ses renseignements personnels.
Les demandes et plaintes peuvent être adressées au :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Andre Claude Chagnon, président
Courriel : legal@nuxovia.com
Téléphone : 1-888-918-0144
Adresse postale :
Nuxovia Solutions Inc.
À l’attention des affaires juridiques
3, rue de Sannois
Terrebonne (Québec) J6W 0B2
Canada
Kouloo traite les demandes et les plaintes conformément aux exigences légales applicables.
Si une personne demeure insatisfaite du traitement de sa plainte, elle peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.
15. Formation et sensibilisation
Kouloo prend des mesures raisonnables pour sensibiliser les personnes qui traitent des renseignements personnels à leurs responsabilités en matière de protection de la vie privée.
Selon les fonctions exercées, ces mesures peuvent comprendre :
- de la formation;
- des directives internes;
- des engagements de confidentialité;
- des communications de sensibilisation; et
- des rappels concernant les bonnes pratiques de sécurité et de protection des renseignements personnels.
16. Surveillance et révision
Kouloo révise périodiquement ses politiques, pratiques et mesures de protection afin de tenir compte :
- de l’évolution de ses services;
- des nouvelles technologies;
- des risques identifiés;
- des incidents de confidentialité;
- des changements législatifs et réglementaires; et
- des recommandations ou orientations pertinentes des autorités compétentes.
La présente Politique peut être mise à jour périodiquement. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la Politique.
17. Politiques et documents connexes
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter :
- [Politique de confidentialité et de témoins (cookies)]
- [Conditions d’utilisation]
18. Coordonnées
Pour toute question concernant la présente Politique ou les pratiques de Kouloo en matière de protection des renseignements personnels :
Andre Claude Chagnon
Responsable de la protection des renseignements personnels
Nuxovia Solutions Inc.
Courriel : legal@nuxovia.com
Téléphone : 1-888-918-0144
Adresse postale :
3, rue de Sannois
Terrebonne (Québec) J6W 0B2
Canada
La présente Politique est disponible en français et en anglais.
Pour les résidents du Québec, la version française prévaut en cas de divergence entre les deux versions.